Hi 大家好，我是老布～
I hope all is going well on your end.
做 PM 之後，每天不會只處理一個專案任務。
很多專案都是同時在平行在運作著，有的專案任務正在確認需求，有的已經進入開發，有的卡在等待回覆，另外還有幾個 Milestone 快到了。每一件事單獨看都還好，但全部一起往前跑時，時間、人力和優先順序很容易互相嘎在一起。
組織沒有另外購買專案管理工具。自己要買也不是不行，只是每個月要再多支出一筆訂閱費(Ｍonday $27/月, Wrike $10/月)，好像又有點超過。
之前也有用熟悉的工具：Excel或JIRA，來做專案管理；Excel 可以管理專案，JIRA追蹤各單一任務，而且自由度很高。但專案一多，就要一直切工作表、確定欄位、改日期、確認狀態，把各張表和Ticket建立完整進度，做很多搬運工作，做完一輪下來，眼睛近視又多了幾度，腦力也燒了一大段去了。
後來有一天突然想到：這些一格一格修改、整理和轉換的勞務工作，可不可以讓 AI 執行？人類（我這個血肉自然人）不要再盯著儲存格確定，只要看整理過後的視覺化結果，再決定下一步就好。
這個念頭，後來就慢慢變成現在這套專案管理小工具。
這次電子報就來說明，我用Codex刻了甘特圖專案管理小工具的過程。
一開始，我只是想把 Excel 的勞務給AI
最初的想法其實很單純。我沒有打算做一套系統，也沒有想取代公司裡所有的工作流程，只想先解決自己每天最常碰到的問題：手上的專案到底各自走到哪裡，接下來有什麼事情快要發生？讓自己可以知道有哪些專案會打架，避免相互佔資源。
讓AI依據我的需求，建立起一個 Excel ，然後AI自己在Excel裡面建立 Project、Phase、Milestone、Task、Update 與 Dependency 等固定結構，再讓 AI 協助製作一個 HTML Dashboard，把資料轉成可以左右捲動的專案時間軸。
打開畫面後，可以直接看到每個 Project 的進度區段、Milestone 日期、目前狀態和健康度。如果專案很多，也能用名稱搜尋，或依狀態、健康度、完成與封存情形篩選。
以前要在 Excel 裡切換好幾個工作表，才有辦法拼出來的資訊，現在集中在同一個畫面上。至少在開會前，不用先花半天確認自己等一下要報告什麼。
Excel 的使用者換成 AI
做這套小工具時，沒有把 Excel 放棄，原因很現實，Excel 仍然是大家熟悉、容易備份，也方便交接的檔案格式。
真正改變的，我不再檢視閱讀 Excel 內容，而是只當資料來源。
在這小工具裡，Excel 是唯一正式資料來源。Project、Phase、Milestone、Task 與每一次異動紀錄，最後都要回到同一份 Excel，不讓畫面和資料各自長成兩個不同版本。
HTML Dashboard 則負責把這些欄位整理成比較容易看懂的時間軸。直接打開 HTML 時，可以閱讀一份由 Excel 產生的唯讀快照；需要讀取最新資料或儲存修改時，再從 Mac 上的啟動檔開啟，讓 Dashboard 與 Excel 在本機交換資料。
簡單來說，Excel 還是有在用，只是我平常不需要一直看著它，是讓 AI 去管理它，他們兩個工具自己溝通就好。
可以重新安排我的工作重心
這套工具的核心並不是叫 AI 接管專案，而是重新分配工作時間，來抓出我這個人類應該要更重視的事情上。
AI 比較適合處理資料整理、欄位更新、關聯檢查，以及把 Excel 轉成畫面可以讀取的格式。人類比較適合看整體狀況、判斷專案是否真的有風險，以及決定哪些事情要先做，還有更重要是『創造』這任務上！
所以我把操作分成兩類。
第一類是當下看畫面就能決定的小調整。例如 Project 名稱需要修正、Phase 要往後移幾天、Milestone 日期改變，或某一個 Milestone 已經完成。這些動作可以直接在 Dashboard 裡處理，確認預覽與變更原因後，再安全儲存回 Excel。
第二類是範圍比較大的資料調整。例如新增整個 Project、改負責人、調整狀態與專案健康度、建立多筆 Task，或處理 Dependency。這些事情會影響比較多欄位，就交給 AI 先閱讀資料規則、列出修改前後與可能影響，等我這個血肉自然人確認後再更新 Excel。
小改動在畫面上完成，大調整讓 AI 先整理，人保留最後確認。 這樣的分工比較符合我真正需要的工作方式。
不要笑想功能一次做完
第一版只有閱讀功能。能把 Excel 變成時間軸，對當時的我來說已經很有幫助。
但真的每天使用後，就會開始遇到下一個問題。既然已經看到日期不合理，為什麼還要回 Excel 找到那一格才能改？所以後來加上編輯模式，讓 Phase 與 Pending Milestone 可以直接在時間軸調整日期。
接著又發現，只改日期還不夠。有些 Milestone 已經完成，畫面卻還是一直把它列為逾期提醒，所以又加入「標記完成」，並保留實際完成日與變更原因。
再往後，Project 名稱也需要調整。但名稱一改，不能把原本的歷史紀錄和關聯一起弄亂，所以工具會保留 Stable ID，只修改正式名稱，讓既有 Update、Change Log 和其他資料仍然接得回來。
Task 則採用另一種方式。如果只是同一個既有 Project 裡的一批 Task，可以請 AI 使用快速模式，一次新增或修改最多 20 筆。AI 會先顯示整批預覽，包括暫定 ID、修改前後、日期與關聯警告，確認後才會寫入。
目前這套工具主要可以處理：
- 查看多個 Project 的時間軸、Phase、Milestone 與 Dependency。
- 搜尋專案，並依狀態、健康度、完成或封存情形篩選。
- 在 Dashboard 重新命名既有 Project。
- 調整既有 Phase 與 Pending Milestone 的計畫日期。
- 將 Pending Milestone 標記為 Completed，保留實際完成日與紀錄。
- 使用 AI 新增 Project、修改其他欄位，或批次處理單一 Project 的 Task。
看起來像是功能一項一項增加，但每一項都來自實際使用時碰到的麻煩。我沒有先坐下來想出一份很完整的功能清單，再花半年把它全部做完，而是先做一個能看的版本，使用後再把最常卡住的地方補起來。
這或許也是開發方式的或改變的地方，MVP的重要程度更顯重要。
只有查看資料時，最差的情況通常只是畫面不好看。但當 Dashboard 和 AI 開始可以修改 Excel，事情就不一樣了。
所以每次變更都要先預覽，讓我知道修改前、修改後，以及會影響哪些資料。Project、Phase、Milestone 與 Task 也都有自己的 Stable ID，避免只靠名稱判斷，結果改到另一筆長得很像的資料。
儲存時還會留下變更原因與 Change Log。部分 Dashboard 操作可以復原上一次儲存，但原本的操作與復原紀錄都會保留，不會假裝事情沒有發生過。
如果是交給 AI 處理，我也會要求它先列出修改內容，不要拿到檔案就直接寫入。範圍較大的調整，會先備份、檢查關聯，再重新產生 Dashboard 使用的資料快照。
這些步驟看起來有點囉嗦，但資料真的被改錯時，回頭補救會更累，在儲存前多看一次，不會後來才發現整條時間軸跑掉了。
讓朋友使用，就再做了一個公開版本
原本的 Dashboard 放的是工作專案，裡面當然不適合直接分享。但跟朋友聊過後，他也需要這類小工具，原本是跟他說我怎麼製作和下提示詞的，但後來朋友聽完後，就直接這個小工具給他，他馬上就可以用，仔細想想好想也沒有不對，日後他覺得不合適，就用相同的方式拿這個做基本版，他在跟AI協作調整和是他的版本就好。
所以後來做了一份 Public 版本，把範例情境改成咖啡店專案。資料是重新整理過的示範內容，但仍保留 Project、Phase、Milestone、Task、Update 與 Dependency 之間的關係。
公開版本也另外整理了 Markdown 與 HTML 兩種開始使用說明，從下載、第一次設定、啟動 Dashboard，到新增與編輯專案都有操作步驟。目前版本先支援 macOS，第一次設定需要網路安裝必要元件，之後平常使用則在自己的 Mac 上執行。
我希望它不是一個只有自己會用內容，要讓即使第一次打開的人完全不知道裡面有哪些檔案，把工作內容都移除，轉換成咖啡店建立範例內容。
AI 管理資料，多點時間發想創作
做完這套工具後，我對 AI 的期待反而變得更實際。
AI 很適合接手那些規則明確，但會一直消耗注意力的事情。像是整理欄位、建立 ID、更新關聯、檢查日期、寫入紀錄，再把 Excel 轉成視覺化資料，這些工作都很重要，只是不一定每一次都要由人親手做。
但專案為什麼延遲、哪個風險可以接受、哪一件事要先處理，還是需要人類判斷。Dashboard 可以讓問題更容易被看見，AI 可以讓資料比較容易維護，但它們不會替 PM 承擔決定的後果。
現在的分工是：AI 管理 Excel 與重複的資料工作，我看視覺化結果並做決定。需要小幅調整，就直接在 Dashboard 完成；碰到大幅異動，再請 AI 整理影響範圍，確認後才執行。
把勞務交出去，把判斷留在自己手上。 這大概就是我做這套專案管理小工具後，最明確的心得。
結語，來試試看
如果你也試試看，用咖啡店做範例資料的 Public Project Dashboard。
你可以從這裡下載完整工具：
目前版本先支援 macOS。下載後，請先閱讀資料夾內的 『Public_README_開始使用.html』，用瀏覽器開啟，照著說明完成第一次設定，再用範例資料走過一次查看、新增與編輯流程；Windows的朋友可以下載後，直接用AI問怎麼改成Windows的版本。
目前是用Google下載，日後也會放上Github，而因部分朋友非資訊產業Github fork的方式，對他們有點負擔，所以目前先採用Google下載方式。
第一次使用時，建議先不要放入正式或敏感資料。先把它當成一個小玩具，確認操作方式符合自己的習慣，再換成自己的專案內容。
如果你有下載試玩，也歡迎跟我分享哪一個功能真的有幫助，或是有任何Bug的部分，這套工具還會繼續跟著實際使用慢慢調整，持續更新。
以上，是這期的電子報，
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老布