在這一個資訊爆炸的時代，數位檔案整理更顯重要，整理得好，可以節省大幅的時間和精力。
不僅讓自己的硬碟空間可以大幅減少，還可以有效快速的找到自己的要檔案內容，
在購買學習「現代人必知的數位整理學」課程後，讓我重拾認真檢視自己的硬碟和雲端空間的的檔案，課程用很清楚明瞭的方式說明來說明，檔案整理的技巧。
但也一定會有人疑問，我都本身從事數位開發相關工作，怎麼還會需要需要這樣的知識學習？
其實檔案管理，應不僅侷限於自身工作的檔案而已，是需要延伸為自己人生生活的管理方式，每一個人生命都不一樣，所以需具備自己的檔案管理系統，這在各方各面可以都掌握。
精選都是為了自己更方便回顧
現代人必知的數位整理學
因為也課程的啟發，也激起自己以前做數位檔案管理的方式，也就想要順勢整理在這邊一篇文章，也讓自己時常可以檢視檔案命名管理是不是on track，下列為筆記內容:
筆記要點
行動前判斷
- 整理，檢視並決定物品檔案保留或丟棄的過程
- 收納，把物品檔案納入合適且方便取用的位子
- 收拾，把新增或使用完成的物品檔案物歸原位
- 既往不咎，從現在開始使用現在的系統
- 如果會去找到舊的檔案，在放到新的系統中
- 正在用的檔案，可以先挑出來
- 從下載那一個地方開始
分類方式
- 篩選、歸類、維持
- 篩選，分辨檔案是否保留跟存放
- 歸類，思考要放集中的位子
- 維持，每次有新檔案就順手歸位
- 紅燈，直接刪，byebye，不在進去檔案王國
- 綠燈，待處理，To do，歸檔收納好好分類
- 黃燈，永留存，Keep，還不確定要不要放到檔案王國，先集中放到一個地方
- 4T分類法：Ｙ軸有沒有用，Ｘ軸喜不喜歡
- 不喜歡、有用：工具，工作的文件，記帳表格>優化它
- 喜歡、有用：寶物，百搭素材，慣用模板>留存它
- 喜歡、無用：玩物，少看的追星圖>考慮還要它
- 不喜歡、無用：垃圾，過期帳單，通知信>刪除它
- 數位整理的終極目標：建立命名系統，創造效率工作流，打造清爽數位環境
命名規則
- 地圖不要超過四個層級
- 沒有命名的文件，就像裸裝的藥丸，很容易就吃錯藥
- 反想這個檔案是在做什麼的？用什麼情境上？會在搜尋時打什麼關鍵字？跟其他檔案有關的共同點
- 不同檔案，都是要幫你完成工作的好夥伴，所以要把他們匯集在同個部門一起工作
- 公私部門分類法，工作＝企劃，素材＝設計，財務＝財務部，自媒體＝行銷部，個資＝人事部
- 如還不知道這檔案是要放到個資料夾，就直接原地新增資料夾，然後命名這些檔案的用法
- 先把外面散的放到籃子裡，然後在大籃子裡再分類
- 可用身份做不同核心資料夾，作家、整理、講師三個主軸核心資料夾。
- 常用的模板檔案，可以放到外面一點，但還是要放在同一個資料夾（母層資料夾）
- 命名原則，簡單文字沒法把描述時，就是需要再拆分資料夾；這樣子層級不會再多一層下面的資料夾
- 資料夾可命名日期>事件
內層資料夾>內容
內容檔案>註記 - 照片或文件一起全部選取檔案，然後一起編輯命名規則
- 命名原則不用過度或重複，只需要依據原則，來分辨自己在大中小那一層資料夾中
- 命名依據，從日期>事件>內容>註記，
母層級Main classes：雙字或四字，工作、整理服務
子層級Sections：1+4命名，1，一種編碼，4，四字說明
孫層級：1+多字，1，要跟子層有區隔，可以用字數不同或符號的不圖 - 母：四字命名
子：1.0000（1+4)
孫：ＸＸ｜ＸＸＸＸＸＸＸＸ(1+多)
檔案：日期＋事件＋版本
（任務：月份＞事件＞內容） - 數位照片，也視為組織樹的其中一個主幹
- 照片命名方式
一、編年｜日期＋事件，照時間排序
二、紀傳｜特定人名
三、紀事｜例行事件
四、時期｜特別區段
可以混用 - 刪除的要點
1.大型檔案：定時檢查，檢視是否還需要
2.過程文件：留下最終版本
3.部分重點：試著用筆記軟體統整
4.傳送檔案：任務完成，傳完就刪 - 取，取得檔案；分，區分使用狀態，使用中/直接刪(紅燈)/待處理(黃燈)/永留存(綠燈）；丟，丟掉；放，放到相對的資料夾
- 如果是還不能確定要不要刪除的檔案，就先放到保存的項目中，思考不同樣的檔案該怎麼分類後放置好
- 凡是活動的照片，收到後就馬上放到相對應相簿；命名：YYYYMMDD｜項目
- 規律的活動項目，命名：YYYY｜項目
- 固定同樣的人；命名：人名｜YYYY日常
- 隨手一拍；命名：那個東西
- 喜歡搜集的內容；命名：搜集內容（eg: 待看電影, 勵志小語）
- 另開一個精選輯，從其他相簿中放到這個相簿中，命名：特別滿意又常用
- 猶豫不決的暫存，命名：待確定、不確定要不要刪除
- 旅遊照片整理1.當日初篩 2.回程細篩 3.回家用電腦整理 4.依日期創建資料夾；資料夾母層是YYYYMMDD-地點；子層是DayX-地點
- WordPress圖檔命名
{目標頁面}-{該頁面第幾張圖片}-{3~4個英文描述圖片}.{檔案副檔名}
例如
• 文章封面：cover-office-worker-standing.png
• 文章內文：post-2-weekly-review.png
工具管理
- 檔案的分身，Mac製作替身，在檔案建立替身後，再把替身移動到其他資料夾，就可以在其他資料夾修改檔案內容時，就可以同不到原檔（類似notion 的Sync block)
- 很常用的檔案，用標籤直接做快速分類，應用在時常變動，但又沒又必要新增一個資料夾的分類
- 也可以用標籤做任務進行狀態，還可以多個標籤
- 檢查有沒有重複檔案
Mac BuhoCleaner
iOS ：整理不需要的照片，輕鬆確保空白記憶體容量 - 比對後：1.挑出重複檔案 2.確認想保留那一個，重複的刪除 3.想保留個那份，命名方式要不要調整
- 備份這件事要安排到行事曆中
- 桌面是放捷徑和代辦提醒，不是放檔案
- 下載資料夾，在關機前就要決定檔案要去哪裡存放或是刪除
- 因為跟自己建立的系統還不夠熟悉，所以下載檔案會不知道要去哪裡放；有一些檔案是真的不用存，就用完就就刪除
- 很多檔案要命名，全選，按右鍵重新命名，設定完格式，就會自動命名完成
- 資料設封面，用預覽程式打開，框選照片範圍，Cmd+C，返回資料夾按右鍵取得資訊，點擊資料夾圖示icon，Cmd+V貼上
- 在finder的資料夾，按control+1~7，就可以貼上標籤(1-7, 紅，橙，黃，綠，藍，紫，灰）
- 標籤：
1.臨時待會就會用到
2.不同資料夾中的檔案，設相同的標籤，在選擇標籤後，就可以跨資料夾選擇檔案
3.設定成緊急程度：1.必須：重要＋緊急；2.高效：重要＋不緊急；3. 干擾：不重要＋緊急；4.無效：不緊急＋不重要
4.處理進度：1.待處理 2.處理中 3.等回覆 4.已完成
5.下一步動作：待閱讀、待列印、待統整、待刪除 - 瀏覽器書籤，存下來的書籤要有明確的分類和命名，可以快速抵達
- 書籤不是用來做文章收藏，稍後閱讀用，是要留下真正會去的網頁
- Bookmarks Checker，chrome的外掛，檢視現有書籤清理重複，無效網址
- 書籤命名：主題｜網站名稱（eg. 縮短網址｜產生器、影片下載｜youtubeto）
- 書籤：社群用，直接看懂用途；課程，週期｜安排上課進度（週一｜教學的技巧），次要常用網站，四字主題｜好懂名稱(設計網站｜心智圖製作）
- 過去的資料分類就先停住，從現在的開始做分類整理，然後再找過去的資料時，在看要不要重新命名檔案
- 數位檔案地圖，不會一直不變，會是因應當下的狀況做調整
- iOS照片中的相簿下面，重複項目，是可以抓出近乎相同的照片和影片
- 按下快門要有覺察的到選好必要的目的和取景
- Slidebox app照片管理系統
- Gmail搜尋，before:yyyy/mm/dd或 after:yyyy/mm/dd可以找一個時間點以前的信件，還可以這樣寫『before:yyyy/mm/dd after:yyyy/mm/dd 』
- 把某一類信件挑出來，點擊『...』選擇篩選這類的郵件，就可以想類似的都找出來
- 在進階搜尋設定中，包含字詞『ＸＸＸＸ』及不包含字詞
- 可以針對信件直接做統一處理
- Gmail的延後功能，就可以設定下次再出現收件夾的時間，作為重要的事情不會遺漏；未來要發生的事，也可以再設定為來發生的時間點，再寄一次內容。像是鬧鐘的貪睡鍵。
- 如果信件少到不用分資料夾來放，就直接封存，未來用搜尋再找到就好
- 出國機票、旅館資訊、車票通知、直撥連結，都適合在出發前再寄一次給我，然後時間過了以後，就放在封存
- 當你沒有多餘且閒置的物品時，你就能更掌握並管理好相對應的空間
- 如果要關閉一個Email，可以在簽名檔中自YYYY/MM/DD起，統一改用XXX Email，請協助同步更新收件資料
- 如果真的無法關閉這個Email，就用轉寄方式。
- 紙本文件要都先假設都會丟掉不見，所以就要先思考
1.為什麼要留下，
2.什麼情境會用到？舉出明確的使用情境和時機 - 如果猶豫不覺要不要丟掉紙本時，想著
What，真的沒有，會有什麼什麼影響（你在擔心什麼）
When，下次使用是什麼時機(收納後，何時會派上用場?)
Where，還有機會取得跟查詢嗎？（在想賣法也是可行的？）
Why，現狀跟不見有沒有差別？(那為什麼要保留?) - 產品保固書可以用A4資料夾本收集
- IG用經典想要保留的照片做成相簿
- 用紅綠燈也可以做來篩選照片，紅燈刪除，黃燈掃描數位，綠燈放到經典實體相簿
- 相簿分類方式1.編年史，從小到大編排；2.紀傳法，家族或是專屬某人，或全家福；3.紀事，個別活動或是特殊時期；4.照片規格，不同尺寸大小的照片
- 書籍分類方式，經典收藏、過去回憶、未來傳承、夢想、精神、學習、實用工具書
- 同類主題的書籍放一起>尺寸相同放一起
- 書從書櫃取下後，可以放一支尺放在相對應位置，之後就可以輕易的放回原本位置
- 日常隨手拍的照片，開一個資料夾『YYYY/MM/01_日常』，就是這月的隨手拍內容都放進去
- 用硬碟做完照片備份的檔案王國，雲端照片以近期的為主，之後還是備份下來，可以刪掉
結語
檔案管理不是要讓自己沈迷於管理整理，而是要讓自己可以有效省時的讓自己生活更多采多姿。現在的各種資訊在自己消化後，依據自己的系統放入，這樣才會真正運用在自己的生命中。生前整理，不是為了死亡做準備，而是為了善用活著的時光，整理物品、整理資訊、整理關係，讓生活可以更順暢精彩
參考文獻
Image File Naming Conventions for the Web
File Naming Best Practices for Digital Asset Management
IMAGE FILE NAMING CONVENTIONS BEST PRACTICES FOR WEB DESIGNERS
