書|超級專案管理

該書彙整136個國家、二十多個領域、超過16,000個專案的資料後,彙整出專案成功運行的要點

超級專案管理」這本書主要是在談論要讓專案成功會有那些要件,而書中定義的專案成功是指

準時、符合成本、符合預期效應。

專案失敗是常態,但成功不是沒有可能

作者自己有一個各種專案的資料庫,透過資料庫找出成功的關鍵要點;而這資料庫的數據呈現僅有0.5%的專案有符合他對於專案成功的的條件。(資料橫跨過136個國家、二十多個領域、超過16,000個專案;在這些資料裡面只有8.5%的專案成本和時間都按照計劃,在進行成本時間效益,三方面都達標的專案只有0.5% 換句話說,91.5%的專案都是超出預算或超出時間表或是無法符合預期)

在書中案例覺得最有感受的案例是「雪梨歌劇院」、「美國五角大廈」以及「希斯洛機場第五航廈」這個三個案例。

雪梨歌劇院,因為專案管理不當,讓烏松離開澳洲

約恩・烏松,丹麥建築師,在30多歲時,雪梨歌劇院的國際設計競賽獲勝者(1957);雪梨歌劇院於1973年10月20日正式啟用,歷經16年;因澳洲政府的管理不當,讓時程規劃和成本暴增,這其中很少是烏松的問題,但是都怪到烏松身上,且烏松於1966年辭職離開澳洲,雖然雪梨歌劇院於2007年,被聯合國教科文組織列為世界文化遺產,烏松因為雪梨歌劇院而獲得普立茲克建築獎 (Pritzker Architecture Prize)等許多殊榮。但其實烏松因為雪梨歌劇院而背負很大的罵名;如果不是專案管理不當,不至於建設時間和成本不斷疊高,更可惜的是讓原本有能力的人無法的對世界做更多好的影響。

五角大廈,差點就成為美國史最可怕景點

五角大廈是目前世界上建築面積最大的單體辦公室,書中描述五角大廈的現在地址,並非為第一次提出將要建立的位置,而是在在一個叫做阿靈頓農場(Arlington farm)的高地,但這個農場的高地地形非常的不完整,所以畫出來的建築物不是一個對稱的五邊形,但當時的專案負責人,因想要盡快建立起該建築物,就火速的批准也直接送到美國總統小羅斯福的辦公桌,前後不到兩週時間,就選址確定要準備開工了。

但有知情人士知道後,直接投報社論,說這樣的不對稱的五角大廈,會造成未來整個華盛頓特區非常醜陋的地標。

輾轉有人透過有利人士跟小羅斯福盡言後,讓小羅斯福回心轉意。書中是沒有說是誰跟小羅斯福說,但是是有描述一位跟小福斯羅有關係的長輩;所以關鍵人士,也是專案管理中不起眼但也是很重要的角色。

也因此可以讓最可怕的建築物誕生於世,專案管理如果不進行深度的理解和調查,所造成的後果不可想像,即便當時是戰爭時期也不可跳過。

希斯洛機場第五航廈,團隊合作成就專案成功的最佳典範

希斯洛機場是書中各種案例,最符合作者對於專案成功定義的典範。

2008年03月27日,希斯洛機場第五航廈早上四點正式對外開放,比預定開幕日早了三天,且成本都在預算範圍內。當初設計規劃要能每年吞吐能力為3500萬人次,2018年統計,為21.1萬次航班和3210萬人次的旅客,是整個希斯洛機場為繁忙的航廈。

而這案例中,作者也帶出專案要成功,團隊是關鍵,要讓團隊有一個願意接受共同信念和價值,且讓團隊有安全感,這樣專案成功機率就提高很多。

其中一個小故事,完全能體現這團隊的向心力,就是當時在施工時,這個專案工程團隊在上班期間施工時,都必須穿著工程背心,以能辨識是否為團隊人員,而整個工程團隊對於希斯洛機場這專案,有高度榮譽感及使命感,所以很多團隊人員,下班後就直接穿著背心去九把喝酒,對於這專案有高度信任感;即便完工的好幾年後,參與的團隊仍於有榮焉參與該機場的建設。

成功要點

在書中最後統整了整本書的概念,讓專案失敗風險降低的11個要點。

摘要如下:

  • 請高手出馬:高手具備讓你專案成真的一切實踐智慧
  • 找對團隊:專案是團隊合作的成果,除了請高手來之外,還要請高手的團隊
  • 多問「為什麼」:問自己為什麼要做的這個專案,這將可以協助你專注於重要的事,以及最終的目的與結果
  • 堆樂高:高度模組化,過程中越來越好,越來越大,越來越便宜
  • 慢思快行:花多要點時間,擬定經過測試的詳細計劃,規劃相對來講便宜且安全,縮短可能發生風險的時間,盡速搞定一切
  • 採取外部觀點:把自己專案當作這種專案的之一,蒐集資料,做出參考群組預測,這樣的方式找出風險,把關注的焦點從你的專案移轉到你的專案所屬的類別
  • 留意可能付出的代價:參賽的重點不是贏,是每一天都不能輸;專案也是,把注意力放在每天不能輸,但也緊盯獎勵,試圖達成目標
  • 拒絕並走開:不該做的各種事就不該做,賈伯斯說「我們不做的事和我們在做的事,我們感到同等自豪」
  • 廣結善緣:培養人買吧,把左右專案的利害相關人士都了解,搭起友好橋樑
  • 將氣候減緩加進你的專案:不只是為了全人類,也為了你的組織,和你的家人。亞理斯多德對於實踐智慧的定義,同時包括有能力看出那些事對眾人好,也知道如何才能把事情辦妥
  • 知道最大的風險就是自己:人類的心理讓我們容易把注意力放在眼前的事,沒有去想到這件事背後代表的群體,不要以為自己的觀點、需求或解決方式就是最好的,不能只有內部觀點看待自己專案,也要有看到外面世界是如何進行相似的解法。

Take away

落實創造力不會只有單一個面向或個體,可以獨立完成的,從小到生日蛋糕的製作大到國家建設,都是需要方方面面的完成考慮。

從拆解問題、試做修正、團隊凝聚、元件模組化、學習經驗累積、最終目標…等,都會是造成專案是不是順暢的關鍵點。

在自己的專案上不管是個人還是工作上,覺得可以調整專案進行時,要盡可能讓自己減少偏誤,以終為始的角度出發,多嘗試多出錯多增加經驗。

這本書很值得一讀,雖然書中案例,可能都離自己本身很遠,但是可以把這些成功案例當作自己在開發時,與各部門團隊凝聚的方法。也一方面謹惕自己朝向那0.5%的成功案例前進。


延伸閱讀

超級專案管理:牛津大學教授揭示計畫成敗的法則,教你順利完成任何專案

約恩·烏松

【來去看看~】新的VOLA電影探討丹麥建築師約恩・烏松(Jørn Utzon)的作品

創建奇觀和重塑生活,兩位丹麥建築師讓雪梨成為雪梨

雪梨歌劇院

五角大廈

希斯洛機場第五航廈